İnsanoğlu sosyal bir varlık. Bulunduğumuz çevredeki insanları etkileyecek
kararlar almadan evvel bir toplantı yapıp enine boyuna tartışırız. Toplantı
yapıcı bir olaydır fakat her zaman iyi sonuçlar doğurmaz. Uzun ve yorucu
olabilir. Toplantıya katılanların aktif olarak dinlemesi, öneri ve değerlendirme
yapması ve çözümler sunması beklenir. Ayrıca katılanlar seslerinide duyurmak
isterler. Genelde birbiri ile çelişen fikirler tartışılır.
Eğer alınan kararlar, kararın etkilediği tüm gruplar tarafından duyulmamış ise
grup içinde yada gruplar arasında kopukluklara neden olur. Ekip müdürlerine olan
güven kırılır. Toplantıların bir amacı ekip içindeki bağları güçlendirmek ve
ortak bir hedef için çalışıldığını göstermektir. Diğer bir amacıda verilebilecek
en iyi kararı vermektir. Ekip lideri yada müdürü her zaman en iyi kararın ne
olduğunu bilemez ama görevi en iyi kararın ne olduğuna karar vermektir. Bunun
içinde kararların tartışıldığı ortamı hazırlayıp değerlendirmeyi herkesin
huzurunda yapar.
İş yaşamımızın büyük bir bölümü toplantılarla geçer. Özellikle proje başlarında
analiz yaparken. Toplantılar pahallıya mal olan olaylardır, sonunda da doğru
kararın verilip verilemeyeceği kesin bile değildir. Toplantının verimini anlamak
için kendinize sormanız gereken bir kaç soru var:
- Toplantının başarılı olması için üzerinize düşen her şeyi yaptınız mı?
- Toplantıya katılan diğer iş arkadaşlarınız verimli bir toplantı olduğu
konusundan hemfikirler mi?
- Toplantı sonucunda alınan kararlar toplantı maliyetlerini amorti ediyor mu?
- Aynı sonuçlara toplantı yapmadan da ulaşabilir miydiniz? (E-posta, telefon,
gayri resmi konuşmalar vb.)
Eğer toplantılar verimsiz geçiyorsa muhakkak anlarsınız. Şüpheniz varsa
aşağıdaki göstergeler yardımcı olabilir.
- Başlangıç ve bitiş saatleri planlandığı gibi yürümez.
- Kişiler geç gelir ve erken ayrılır.
- Kişiler toplantıya hazırlanmadan gelir.
- Toplantı girip çıkan kişiler tarafından bölünür yada cep telefonları çalar.
- Kişiler diğerlerinin fikirlerini önemsemez ve başka konular üzerinde çalışır.
- Duygusallaşıp kişisel saldırı yapanlar olabilir.
- Bir kaç kişi birleşip kendi fikirlerini benimsetmeye çalışır yada toplantıda
sadece bir kaç kişi konuşur.
- Öneriler dandik nedenlerden dolayı geri çevrilir. Benim en sevdiğim dandik
nedenler:
- Bu fikre kesinlikle karşı çıkarlar (müşteriyi kastederek)
- Biz onu geçen sene denedik (tuhaf bir sırıtma ile)
- Tamda pazarlama ekibinden duyacağım bir çözüm (konuşan yazılım ekibinden ise)
- Ben bunu geçen ay patrona söyledim, kabul etmedi. (patron toplantıda olmayacak) *Benim favorim*
- Birisi konuşmasını bitirip diğeri söz aldığında konuşulanları göz ardı edip
tamamı ile başka bir konuda konuşmak.
- Kesin karara varmadan yada tüm çözümleri dinlemeden toplantının bitmesi.
- Toplantı sonucunda planlanan işlerin paylaştırılmaması ve kişilerin ne
yapacağını bilmemesi. (Bu çok kötü bir durumdur)
- Toplantı sonucunda işler paylaştırılır ve herkesin yapacağı iş belirlenir
fakat kimse görevlerin başarılıp başarılmadığını kontrol etmez.
Verimsiz bir toplantı işiniz için iyi değildir, para ve zaman kaybına neden
olur. Yaratacğı stres ve çelişkilerde cabası. Yönetim ekibine olan güveni kırar
ve ekip içinde kopmalara neden olur. Peki toplantıları nasıl verimli hale
getireceğiz.
Tümden toplantılardan vazgeçmek
İyi bir fikir ve en hızlı biçimde kara geçmenize neden olur. Nede olsa toplantı
sırasında harcanacak vakit ve nakit kaybını anında önlemiş oluyorsunuz. Ekip
içinde iletişimi biraz öldürür ama zaten daha önceden de bir iletişim yoktu.
Ekip liderinin sorumlulukları biraz artar ve kritik kararları vermesi beklenir.
Ekip lideri bu yükü kaldırabiliyorsa sorun yok. Kararlar hızlı verilir ve
uygulamaya geçilir.
Eğer toplantılara tüm ekibi çağırmak zor oluyorsa bir kaç önerim var
Lider Ekibi: Bu ekip firmanın her bölümünden konusunda uzman kişilerin bir araya
gelmesi ile oluşturulur. Lider ekibinde proje müdürleri yada ekip liderleri
olmamalıdır başka bir deyişle yönetim ekibinden kimse bu ekibe katılmamalıdır.
Lider Ekibinin görevi her gün bir araya gelerek bir önceki günün
değerlendirmesini yapmak ve günün problemlerini ve yapılması gerekenleri
tartışmaktır. Değişim ve istekleri yöneten bir ekip yok ise Lider Ekibi bu işide
yapabilir.
Ayak üstü koridor görüşmeleri: Hızlı ve kesin bilgi akışı ile yüz ifadeleri ve
vücut hareketlerinin kullanıldığı bir görüşme tipi. Toplantı sırasında
maskelerle oturan yada hiç konuşmayan kişilerin fikirlerini almak için birebir.
Bazen yüz ifadelerinden ve vücut dilinden çok daha fazla bilgi almamız mümkün.
Sorular ve beklenen cevaplar kısa olmalı, "evet, hayır, yanlış, doğru" gibi
cevaplar ve sonunda kişiye ufak bir görev vererek bitirme (bir belge yazma yada,
ufak bir prototip hazırlama). Görev verdiğiniz kişiye daha sonra bir e-posta
atarak bu görevi verdiğinizi diğerlerinin de bilmesini sağlamayı unutmayın.
Tartışanların ayrı tutulması: Nasıl evlilik müessesesinde fikir çatışmalarından
dolayı ayrılıklar oluyorsa, firma içinde de birbiri ile tartışan elemanları bir
süreliğine farklı işlerde meşgul edip, düşünmelerini sağlamak gerekir. Konu eğer
kişisel boyutlara gelmişse çözmek zor (kanser gibi) fakat önceden
sezinleyebilirseniz ve vereceğiniz işlerle konu üzerinde düşünmelerini
sağlarsanız çözüm kolay olabilir. Evet EQ önemli bir olay fakat bir iş için IQ
yeterli, çatışmaların kişisel alınmaması ve firma çıkarlarının dolayısı ile
çalışanların çıkarlarının gözetilmesi hatırlatılmalıdır. Çatışan kişilerin kendi
fikirleri üzerine bir rapor hazırlaması ve değerlendirme sonucu iyi olanının
seçilmesi işe yarayabilir.
Toplantıların belli bir düzen içinde yapılması
Düzensiz toplantıların zaman ve para kaybına neden olduğunu gördük. Bir
toplantının çekiciliğini ve verimliliğini arttırmak için yapmanız gereken bir
kaç şey var. Kimse sıkıcı toplantılara katılmak istemez, katılsa da verimli
olmaz.
Öncelikle toplatıyı yönetecek kişi belirlenir. Toplantı başkanı konuyu bilen,
kiminle tartışacağını ve kimlerin fikirlerine başvuracağını bilen kişi
olmalıdır. Toplantı başkanı not tutacak kişiyi ve toplantıya katılacak kişileri
belirler. Toplantı sonrasında verilen görevlerin yerine getirilip
getirilmediğini de kontrol eder.
Toplantı başkanının yapacağı işlere bakalım:
TOPLANTIDAN ÖNCE
- Problemi sade bir dille yazılı olarak tanımlar. Problem içinde belli olmayan
yada değişken kısımlar listelenir ve olası problem senaryolarıvarsa ortaya
çıkarılır. (bazen problemin boyutu değişkenlere göre değişebilir ve etkileri
farklı olabilir.)
- Yazıcıyı belirler. Yazıcı toplantıda sunulan önerileri ve bu önerilere verilen
cevapların notunu tutar.
- Toplantıya katılacakları belirler. Problem hakkında bilgisi olan ve çözümleri
hayata geçirecek herkes bu toplantıya katılmalıdır.
- Problemin anlaşılması için gerekli taban bilgiyi ortaya çıkarır ve katılanlara
dağıtır. Bazen bu taban bilginin ortaya çıkartılması sırasında çok farklı
çözümler üretilebilir. Probleme yğunlaşmak yerine çevresindeki değişkenlere
yoğunlaşmak farklı bakış açıları ve çözümler verebilir.
- Toplantının zaanını ve yerini tayin eder. Toplantı için gerekli malzemeyide
sağlar (beyaz tahta, projektör, hesap makinesi, ağ bağlantısı, dizüstü
bilgisayar vesaire.)
- Diğer katılanları, kimin Toplantı başkanı ve Yazıcısı olduğu hakkında
bilgilendirir. Gerekli belgeleri gönderir ve yer ve zaman konusunda
bilgilendirir.
- Toplantının ajandası ve akış şeması hakkında bilgi verir.
Peki katılanların ve Yazıcının görevleri nelerdir?
- Gönderilen belgeleri okumak ve toplantıya getirmek.
- Sunulan belgelerde değişiklik gerekiyorsa Toplantı Başkanını uyarmak.
TOPLANTI SIRASINDA
- Her katılan kendini tanıtır ve çalıştığı alanı belirtir.
- İlk adım olarak problemin bir tanımı yapılır ve konunun anlaşılması için belli
miktarda detaya girilir. Tam olarak anlaşılmayan bir konu üzerinde tartışmak hiç
kimseye yarar sağlamaz.
- Tüm katılanların fikirlerinin tek tek dinlenmesi gerekir böylece herkes bir
diğerinin deneyimlerinden yararlanabilir.
- Çözümler ortaya çıktıkça tahtaya yazar ve bir numara verir. Çözümü üreten
kişinin isminin baş harflerinide çözümün yanına yazar.
- Bazı çözümleri birleştirerek farklı bir çözüm yaratır ve birleştirilen çözümleri
üreten kişilere fikirlerini sorar.
- Çözümleri yargılamadan anlamaya çalışır.
- Yeni bir çözüm çıkmayana kadar bu işlem devam eder.
Bu arada Yazıcıda şunları yapar.
- Katılanların bir listesini oluşturur.
- Olası çözümleri listeler.
- Tartışmaların kaydını tutar.
Bir kaç çözüm üretildikten sonra, bu çözümlerin fizibilite çalışmaları yapılır.
Hangi çözüm firmaya en yararlı olandır bulmaya çalışılır. En iyi çözümü bulmak
için irdelenmesi gereken konular:
- Önemlilik derecesi
- Çözülebilirlik (günün teknolojisi bunu yapabilir mi?)
- Maliyet Analizi (ne kadara mal olacak)
- Kaynak ve İşgücü var mı?
- Yeterli bilgi firma içinde mevcut mu?
- Bu çözüm başka problemler doğuruyor mu? (en önemlisi bu)
Tüm çözümler liste halinde katılanlara dağıtılır ve 1'den 10'a kadar bir
önemlilik derecesi vermeleri istenir. Sonuçta herkesin verdiği önemlilik
dereceleri toplanır ve en yüksek puanı alan çözümler üzerine yoğunlaşılır.
Katılanların bu sonuçları tasdik etmesi ve tekrar düşünmeleri istenir. Sonuçlar
tekrar değerlendirilir.
Bir problemin mutlak bir çözümü olmayabilir. Bir kaç çözümün bir araya gelmesi
ile daha şık bir çözüm elde edilebilir. Yada iki farklı çözüm aynı anda
uygulamaya konulabilir fakat bu daha fazla iş demektir.
En iyi çözüm belirlendikten sonra bir ekip veya bir kişi bu çözümü hayata
geçirmek üzere atanır. Çözümü hayata geçirecek kişinin yaptıklarını takip edecek
ve durumu raporlayacak bir kişi de atanır.
TOPLANTI SONRASINDA
Toplantı sırasında tutulan tüm notlar Yazıcı tarafından elektronik ortama
aktarılır. Sonuçta karar verilen çözüm veya çözümler listelenir ve kimin ne iş
yapacağı belirlenir. Tüm bu plan toplantıya katılan herkese gönderilir.
Toplantı başkanı bu planı takip eder ve kişilerle kontak kurarak ilerlemeler
hakkında bilgi alır.