Hayatımda planlamam gereken o kadar çok iş varki bazen bunların arasında kayboluyorum. Hatta bazen kimisini unutup zor durumlarda kalıyorum. Günlük, haftalık, aylık ve yıllık yapılacak işler ve bunların yanında bir sürü görev, alış veriş listeleri, doğum günleri, özel günler, verilen sözler, borçlar alacaklar, kredi kartı ödemeleri, çalıştığınız projedeki işler, toplantılar vs var. Dakik olmayı ve verdiğim sözleri tutmaya özen gösterdiğim için bir sürü yol denedim. Bunların arasından beğendiklerimi sizlerle paylaşmak istiyorum.
Elektronik çözümlerden önce klasik çözümlere bir bakalım. Her ne kadar elektronik çözümler zamana ayak uydurmuş ve çekici görünse de ulaşılabilirlik ve kullanılabilirlik açısından yarı yolda kalıyorlar ama destekleyici bir etken olarak kullanmakta tabii ki yarar var.
Klasik yöntemlere başlamadan evvel önerim doğru dürüst bir tükenmez kalem ve bir minik defter sahibi olmak. Minik defter için son günlerde moda olan moleskin gibi bir şey kullanabilirsiniz yada tamamen kendinizin tasarımlayacağı bir defter de olabilir. Günlük takvim tarzında da olabilir eğer tercih ederseniz. Tükenmez kalem ise her zaman yanınızda taşıyabileceğiniz ve kaybederseniz üzülmeyeceğiniz bir kalem olmalı.
Ben her türlü kişisel görevi ve toplantıyı bu deftere yazıyorum. Sürekli önümde açık olduğu için görüntü olarak erişilebilir. Biten işlerin üstünü kırmızı kalemle çiziyorum böylece bir bakışta algılaması rahat oluyor. Kullanımı kolay ve rahatça taşınabiliyor, pil bitti, kilitlendi, resetlendi gibi dertleri de yok. Defterimde kategori olayı da yok. Her girdi alt alta sıralanıyor. Girdilerin yanlarına tarih ve saati ekliyorum.
Birde işyerinde masamda bulunan mühendis defterim var. Personal Software Process kitabından değiştirerek uyguladığım ve iş ile ilgili toplantı yada proje ile ilgili bilgileri yazdığım defter bu. Her gün yeni bir tarih atıp başlıyorum. İlk bir kaç sayfasında gerekli kişilerin telefon numaraları ve giriş çıkış saatlerimi not ettiğim bölümleri var. Bu mühendis defterinde yazan işler sadece iş ile ilgili. Küçük not defterim de ise sadece kişisel işler yer alıyor.
Gelelim elektronik çözümlere. Şöyle bir etrafıma baktığımda toplantıları ve işleri kaydedecek birden fazla cihazım var fakat bunları senkronize etmesi bir dert çünkü her birinin formatı ve bağlantı biçimleri farklı. Bu cihazları listelersek:
1. Ipod
2. Laptop (Pardus-Kontact takvimi ve Vista-Outlook ikilisi)
3. PDA
4. Cep telefonu
5. Gmail, GCalendar, Hotmail
6. Ofis bilgisayarı ve Outlook
Bu kadar cihazın arasında birde senkronize edilmesi gereken adres defterlerim var. Adres defterim benim için çok önemli. Ve neredeyse adres defterimi tam olarak senkronize etmeyi başardım. Neyse bu da başka bir hikaye. Aslında adres defterimdeki herkese birer de resim koyabilsem süper olacak.
Kişisel randevularım için Gmail hesabımı kullanarak iş yerine e-posta atmasını sağlıyorum. Ayrıca Google ics dosyasını da gönderdiği için randevuyu iş yerindeki Outlook'a da girebiliyorum. Evden Outlook kullanırsam buradaki randevuları GCalendar'a göndermek için SyncMyCal uygulamasını kullanıyorum. Böylece Ev-->Gmail-->İş üçgeninde her randevu senkronize olmuş oluyor. Buradaki tek problem iş randevularının eve gelmemesi ama ona henüz gerek yok (eve iş getirmeyelim di mi?) İş yerinden örütbağı çıkışımız var fakat Gmail, Facebook, Youtube gibi zaman harcayan yerlere giremiyoruz. Ne güzel di mi? GCalendar ayrıca cep telefonuna mesajda gönderebiliyor.
Gelelim PDA olayına. Buna bir türlü ısınamadım. Bazen şarj etmeyi unutuyorum ve alet fabrika ayarlarına geri dönüyor. Kurulu programlar bile siliniyor. Tüm adres defteri ve randevularda yok oluyor haliyle. Ama Outlook ile senkronize olması güzel. En azından bir yedek oluyor (şarj etmeyi unutmazsam). Ofisteki bilgisayarlarda USB portları açık olmadığından bu tür senkronizasyonu iş yerinde yapamıyorum ama şimdilik buna da gerek yok gibi. Ayrıca ofiste görünür bir yerde durması şart. PDA Microsoft Windows tabanlı olduğu için Linux tarafında da senkronize olayı şu an için mümkün değil. Takip ettiğim bir kaç açık kaynak proje meyvelerini vermeye başlarsa sanırım o da gerçekleşecek, bekliyorum.
Gelelim Ipod'a. Sanırım bu cihazı sadece Metallica/Megadeth dinlemek için kullansam iyi olacak. Outlook Calendar ile ITunes üzerinden senkronize olabiliyor ama verdiği sinyali hiç duymuyorum. Genelde ya çantanın dibinde bir yerde yada masanın ücra bir köşesinde yatıyor oluyor.
Cep telefonum ise öyle son teknoloji super-duper bir şey değil sadece cep telefonu. Randevuları elle girmem gerekiyor ve bunun için çok tembelim. Randevu zamanlarında verdiği uyarı sinyali iyi, hatta tüm bu cihazlar arasında en iyisi diyebilirim. Eğer sim kartımı usb üzerinden okuyabileceğim bir cihaz bulup alırsam ve gerekli yazılımı da bulursam randevuları girmem kolaylaşabilir ama "ölme eşşeğim ölme" tarzında bir durum ortaya çıkıyor. Bunu boşveriyoruz şimdilik.
Son günlerde birde www.rememberthemilk.com isimli siteye üye oldum. Fakat ne kadar kullanıyorum Allah bilir. Üzerinde görevler oluşturup bunların cep telefonuna mesaj veya e-posta adresinize gelmesini sağlayabiliyorsunuz.
Sanırım en önemli nokta tüm bu metodlar arasından bir tanesinin ana metod olarak seçilmesi ve diğerlerini buna senkronize etmeniz. Çift yönlü senkronize hem işleri çok karıştırıyor hemde zaman farkı olayını iyi kurmadıysanız randevular 1 saat erken yada geç oluyor.
Kağıt kalem halen daha en güvenilir yöntem gibi duruyor.
Siz nasıl yapıyorsunuz? Bir BlackBerry şart mı acaba?
Technorati Tags:
organize,
planlama